“Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik” olarak değiştirildi. Yönetmeliğin 32’nci madde birinci fıkrada sayılanların dışındaki genel kurul toplantılarında, kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu değildir. Genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulundurulması için MERSİS üzerinden elektronik ortamda müracaat edilebilecektir.
Çağrı usulü
MADDE 10 – (1) Genel kurul toplantıya, esas sözleşmede belirtilen şekilde, internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketler internet sitelerinde ve her halde Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilan ile çağrılır. Çağrı, toplantıya elektronik ortamda katılma sistemini uygulayan şirketlerde elektronik genel kurul sisteminde de yapılır. Ayrıca, pay defterinde yazılı pay sahipleri ile önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adresini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler iadeli taahhütlü mektupla bildirilir. (Değişik ibare:RG-9/10/2020-31269) 6362 sayılı Kanunun 29 uncu maddesinin ikinci fıkrası hükmü saklıdır.
(4) Azlığın istemi üzerine, Kanunun 420 nci maddesinin birinci fıkrası uyarınca genel kurul toplantısının, toplantı başkanının kararıyla bir ay sonraya ertelenmesi halinde, erteleme kararı, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ilan edilir ve internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketlerin internet sitelerinde karar tarihinden itibaren en geç beş gün içinde yayımlanır. Ertelenen genel kurul bir ay sonra yapılmak üzere, çağrı usulüne uyularak tekrar toplantıya çağrılır.
Tek pay sahipli şirketlerde (Değişik ibare:RG-9/10/2020-31269) başkanlık oluşturulması ile genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin hazırlanması zorunlu değildir.
BİLGİ NOTU
YETKİ KABUL İŞLEMLERİ
MERSİS İMZA YETKİLİSİ OLARAK ATANAN KİŞİLER İLE İLGİLİ OLARAK
DEĞİŞİKLİK BAŞLATIP ilgili Yönetim Kurulu/Müdür vs. yetkilinin temsil yetkisini giriniz.
İmza beyanı başlığı altındaki Kutucuğu tıklayınız.
Yetkililer “beklemede” olarak gözükecektir.
YETKİ KABUL İŞLEMLERİ
Temsile yetkili atanan kişinin e devlet girişini yapınız.
Arama kısmına MERSİS yazınız
Uygulamaya git butonunu tıklayarak eksik bilgileriniz var ise tamamlayınız.
Yetki kabul işlemlerine(Mavi renklidir) tıklayıp, yetkili ara kısmında ilgili şirketi seçerek onay veriniz.
MERSİS değişiklik başvuru işlemine tekrar gelerek onay durumu ” beklemede” olan kısmın “kabul edildi “ olduğuna emin olunuz.
Gerekli evraklar Ticaret Sicil Müdürlüğüne ve Oda Sicil Müdürlüğüne olmak üzere 2 takım düzenlenecektir
|
GEREKLİ EVRAKLAR (Ticaret Sicil Müdürlüğü)
- Dilekçe (Şirket kaşesi/ünvanı altında ile yetkili/yetklililer tarafından imzalanmalıdır)
- Genel kurul toplantı tutanağı/kararı(Tek ortaklı şirket ise toplantı başkanı ile birlikte mutlaka tek ortağın adı soyadı imzası olacak,Genel kurul toplantı müzakere defterine yazılacak veya yapıştırılacak) Noter tasdikli (1 nüsha)
- Hazirun cetveli (1 nüsha),(tek ortaklı ise gerek yok)
- Gündem (ilanlı genel kurul ise (1 nüsha)
- Bakanlık temsilcisi atama yazısı aslı(TEK ORTAKLI İSE GEREK YOK)
- Genel kurulda yönetim kurulu seçimi var ise; Görev taksimi ve şirketin temsil ve ilzamının ne şekilde olacağına dair yönetim kurulu kararı (1 nüsha) Yetkili olanların şirket unvanı altında düzenlenmiş imza beyannamesi (Müdürlüğümüzce düzenlenecektir) Yönetim kurulu üyeleri ve diğer yetkililerin Nüfus Cüzdan Fotokopisi (T.C. Kimlik Numaralı) (1 nüsha)
- Bağımsız Denetim zorunlu ise,Bağımsız Denetim seçildiği hususu görüşülmeli ve Şirketin internet adresi tescil edilmeli.(Bağımsız Denetim Beyanı getirilmeli)
- Çağrılı Genel kurul ise gündemin ilan edildiğiTürkiye Ticaret Sicili Gazetesi ve ortaklara yapılan iadeli taahhütlü mektup fotokopileri
- Vekaleten katılan ortaklar için Noter tasdikli Vekaletname(ekteki örneğe uygun)
-Genel kurul ve yönetim kurulu kararlarında yetkililerin adları kısaltılmadan yazılmalıdır.
-Sicil gazetesi ilanında yaşanan güçlük nedeniyle Yönetim Kurulu Kararı okunaklı olmalıdır.
Anonim Şirketlerde Genel Kurul Toplantısında Yönetim Kurulu Seçimi yapıldığı halde Yönetim Kurulu Üyelerinden herhangi birine temsil yetkisi verilmemiş ise TTK 370/1. Madde gereği yönetim kurulu üye sayısı kadar harç alınacaktır.
TTK.370.madde:(1) Esas sözleşmede aksi öngörülmemiş veya yönetim kurulu tek kişiden oluşmuyorsa temsil yetkisi çift imza ile kullanılmak üzere yönetim kuruluna aittir.
|
GEREKLİ EVRAKLAR (Oda Sicil Müdürlüğü)
- Oda Sicil Müdürlüğüne Hitaben Dilekçe yetkililer tarafından veya vekaleten imzalanmalı vekaletin aslı veya onaylı sureti eklenmelidir)
- Noter Tasdikli Genel kurul toplantı tutanağı fotokopisi (1 nüsha)
- Hazirun cetveli (1 nüsha),(tek ortaklı ise gerek yok)
- Gündem (ilanlı genel kurul ise1 nüsha)
- Genel kurulda yönetim kurulu seçimi var ise; Görev taksimi ve şirketin temsil ve ilzamının ne şekilde olacağına dair yönetim kurulu kararının fotokopisi (1 nüsha), Yeni Yönetim kurulu üyelerinin Nüfus Cüzdan Fotokopisi (T.C. Kimlik Numaralı) (1 nüsha)
|
Toplantılar
TTK.
MADDE 407- (1) Pay sahipleri şirket işlerine ilişkin haklarını genel kurulda kullanırlar. Kanuni
istisnalar saklıdır.
(2) Murahhas üyelerle en az bir yönetim kurulu üyesinin genel kurul toplantısında hazır bulunmaları
şarttır. Diğer yönetim kurulu üyeleri genel kurul toplantısına katılabilirler. Denetçi ve kendilerini
ilgilendiren konularda işlem denetçisi genel kurulda hazır bulunur. Üyeler ve denetçiler görüş bildirebilirler
TTK.- Oydan yoksunluk
MADDE 436- (1) Pay sahibi kendisi, eşi, alt ve üstsoyu veya bunların ortağı oldukları şahıs şirketleri ya
da hâkimiyetleri altındaki sermaye şirketleri ile şirket arasındaki kişisel nitelikte bir işe veya işleme veya
herhangi bir yargı kurumu ya da hakemdeki davaya ilişkin olan müzakerelerde oy kullanamaz.
(2) Şirket yönetim kurulu üyeleriyle yönetimde görevli imza yetkisini haiz kişiler, yönetim kurulu
üyelerinin ibra edilmelerine ilişkin kararlarda kendilerine ait paylardan doğan oy haklarını kullanamaz.
MADDE 409- (1) Genel kurullar olağan ve olağanüstü toplanır. Olağan toplantı her faaliyet dönemi
sonundan itibaren üç ay içinde yapılır. Bu toplantılarda, organların seçimine, finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakere yapılır, karar alınır.
(2) Gerektiği takdirde genel kurul olağanüstü toplantıya çağrılır.
(3) Aksine esas sözleşmede hüküm bulunmadığı takdirde genel kurul, şirket merkezinin bulunduğu yerde toplanır.
D) Çağrı
I - Yetki
1. Yetkili ve görevli organlar
ANONİM ŞİRKETLERİN GENEL KURUL TOPLANTILARININ USUL VE ESASLARI İLE BU TOPLANTILARDA BULUNACAK BAKANLIK TEMSİLCİLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK Çağrıya yetkili olanlar
MADDE 9 – (1) Olağan ve olağanüstü genel kurullar ile imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu, görev süresi sona ermiş olsa bile yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılır.
(2) Yönetim kurulunun mevcut olmaması veya devamlı olarak toplanamaması yahut toplantı nisabının oluşmasına imkan bulunmaması halinde, Kanunun 410 uncu maddesinin ikinci fıkrasına göre, mahkemeden izin alan pay sahibi genel kurulu toplantıya çağırabilir.
(3) Şirket sermayesinin en az onda birini, halka açık şirketlerde yirmide birini oluşturan veya esas sözleşmede öngörülmesi halinde daha az sayıdaki pay sahiplerince oluşturulan azlık pay sahipleri, yönetim kurulundan, gerektirici sebepleri ve gündemi belirterek, genel kurulun toplantıya çağrılmasını veya genel kurul zaten toplanacak ise, karara bağlanmasını istedikleri hususların gündeme konulmasını yazılı olarak noter aracılığıyla isteyebilirler. Gündeme madde konulması isteminin, çağrı ilanının Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanmasına ilişkin ilan ücretinin yatırılması tarihinden önce yönetim kuruluna ulaşmış olması gerekir.
(4) Azlık pay sahiplerinin, genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin yönetim kuruluna yaptıkları başvurunun kabul edilmesine rağmen kırkbeş gün içerisinde toplantı çağrısının yönetim kurulu tarafından yapılmaması halinde azlık pay sahipleri, genel kurulu toplantıya çağırabilir.
(5) Azlık pay sahiplerinin, genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin talebinin yönetim kurulu tarafından reddedilmesi veya yedi iş günü içerisinde olumlu cevap verilmemesi üzerine Kanunun 412 nci maddesi gereğince mahkemece atanmış kayyım tarafından genel kurul toplantıya çağrılabilir.
(6) Tasfiye halinde olan şirketlerde tasfiye memurları, görevleri ile ilgili konular için genel kurulu toplantıya çağırabilirler.
(7) Süresi içerisinde yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılmaması üzerine, Kanunun 454 üncü maddesinin ikinci fıkrası uyarınca mahkeme tarafından yetkilendirilen imtiyazlı pay sahiplerinden her biri, imtiyazlı pay sahipleri özel kurulunu toplantıya çağırabilir.
BAKANLIK TEMSİLCİSİ BULUNDURMA ZORUNLULUĞU OLAN ANONİM ŞİRKET GENEL KURUL TOPLANTILARI
“Bakanlık Temsilcisi” bulundurma zorunluluğu bulunan anonim şirket genel kurul toplantıları, 28.11.2012 tarih ve 28481 Sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik" m.32'de düzenlenmiştir. Bu yönetmelik bazı maddeleri 09 Ekm 2020 tarihiinde değiştirilmiştir.Buna göre; aşağıdaki anonim şirket genel kurul toplantılarında“Bakanlık Temsilcisi”nin bulunması zorunludur:
1- Kuruluş ve esas sermaye değişikliği bakanlık iznine tâbi olanşirketlerin bütün genel kurul toplantılarında (Buna göre; bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonimşirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tâbi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi anonim şirketlerin genel kurullarına, “Bakanlık Temsilcisi”nin katılımı zorunlu olacaktır.)
2-Genel kurullarında elektronik ortamda katılım sistemini uygulayanşirketlerin genel kurul toplantılarında
3- Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında
4- Yurt dışında yapılacak bütün imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında
5- Gündeminde, sermayenin artırılması veya azaltılması bulunan genel kurul toplantılarında(tek ortaklı şirketlerde zorunlu değiildir)
6- Gündeminde, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi veya kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye sistemi tavanının artırılmasına ilişkin konular bulunan genel kurul toplantılarında
7- Gündeminde, faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği bulunan genel kurul toplantılarında (tek ortaklı şirketlerde zorunlu değiildir)
8- Gündeminde, birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında(tek ortaklı şirketlerde zorunlu değiildir)
UYARI:Yukarıda belirtilen, “Bakanlık Temsilcisi”nin katılımı zorunlu genel kurul toplantıları dışındaki (“Bakanlık Temsilcisi”nin katılım zorunluluğu bulunmayan) genel kurul toplantıları ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında, toplantıya çağıranların talep etmesi ve bu talebin de görevlendirme makamınca uygun bulunması halinde “Bakanlık Temsilcisi”nin görevlendirilmesi mümkündür. Ancak, “Bakanlık Temsilcisi” bulundurulması zorunlu olmayan toplantılar bakımından, çağrı yapanlar dışındakilerin, “Bakanlık Temsilcisi”ni görevlendirecek makamına doğrudan yapacakları başvurular dikkate alınmaz.
UYARI:"Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik" hükümlerine uygun olarak hazırlanacak iç yönergenin görüşülmediği Anonim Şirketler için ilk yapılacak olağan/Olağanüstü genel kurul toplantısında onaya sunulması zorunludur.
UYARI:Yeni kurulan Anonim Şirketler yapacakları ilk Olağan/Olağanüstü genel kurul toplantısında Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik" hükümlerine uygun olarak hazırlanacak iç yönergenin onaya sunulması zorunludur.
Toplantıda bulunma zorunluluğu
D) Çağrı
I - Yetki
1. Yetkili ve görevli organlar
MADDE 410- (1) Genel kurul, süresi dolmuş olsa bile, yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılabilir.
Tasfiye memurları da, görevleri ile ilgili konular için, genel kurulu toplantıya çağırabilirler.
(2) Yönetim kurulunun, devamlı olarak toplanamaması, toplantı nisabının oluşmasına imkân
bulunmaması veya mevcut olmaması durumlarında, mahkemenin izniyle, tek bir pay sahibi genel kurulu
toplantıya çağırabilir. Mahkemenin kararı kesindir.
MADDE 17 – (1) Genel kurul toplantılarında murahhas üyeler ile en az bir yönetim kurulu üyesinin hazır bulunması şarttır. Diğer yönetim kurulu üyeleri de genel kurul toplantısına katılabilirler. Denetime tabi olan şirketlerin genel kurul toplantılarında denetçi de hazır bulunur.
ANONİM ŞİRKETLERİN GENEL KURUL TOPLANTILARININ USUL VE ESASLARI İLE BU TOPLANTILARDA BULUNACAK BAKANLIK TEMSİLCİLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK
Toplantının ertelenmesi
MADDE 28 – (1) Toplantı başlamadan önce, Kanun ve esas sözleşmede öngörülen asgari toplantı nisabının sağlanamaması veya toplantı sırasında yapılan yoklama sonucunda toplantı açılmadan önceki hazır bulunan pay listesine göre hesaplanan karar nisabı kadar payın temsil edilmediğinin anlaşılması halinde toplantı ertelenir.
(2) Kanun ve esas sözleşmeye uygun olarak çağırılmış genel kurul toplantısı ancak gündeme geçilmeden önce ve genel kurul tarafından alınacak bir karar ile ertelenebilir.
(3) Finansal tabloların müzakeresi ve buna bağlı konular sermayenin en az onda birine, halka açık şirketlerde yirmide birine sahip azlık pay sahiplerinin istemi üzerine genel kurul kararına gerek olmaksızın, toplantı başkanı tarafından bir ay sonraya ertelenmesi zorunludur. Azlık pay sahipleri tarafından finansal tablolar hakkında ileri sürülecek tüm itirazların ilk toplantıda yapılması ve bunların tutanağa yazılması zorunludur.
(4) Erteleme üzerine yapılacak toplantıda aynı veya farklı gerekçelerle azlık pay sahipleri tarafından finansal tabloların müzakeresinin tekrar ertelenmesi talep edilemez. Ancak, finansal tabloların itiraza uğrayan ve tutanağa geçmiş noktaları hakkında ilgililer tarafından dürüst hesap verme ilkeleri uyarınca cevap verilmemiş olması sebebiyle azlık tarafından yapılacak erteleme talebi üzerine de toplantı yeniden bir ay sonraya ertelenir.
(5) Kolluk güçlerinin ve varsa Bakanlık temsilcisinin görüşü alınmak suretiyle toplantının güvenlik açısından sağlıklı bir şekilde yapılamayacağının anlaşılması üzerine genel kurul, toplantı başkanlığı tarafından ertelenebilir.
(6) Kanunun 1527 nci maddesi uyarınca genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında Elektronik Genel Kurul Sisteminin çalışması için Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümlerine uygun şartların sağlanmadığının tespiti üzerine genel kurul, Bakanlık temsilcisinin görüşü alınmak kaydıyla toplantı başkanlığı tarafından ertelenebilir.
(7) (Ek:RG-9/10/2020-31269) Birinci fıkrada sayılan nedenlerle toplantının ertelenmesi durumu hariç olmak üzere, erteleme üzerine yapılacak genel kurul toplantılarında toplantı ve karar nisabı hakkında 22 nci maddenin birinci fıkrası uygulanır.
GENEL KURUL TOPLANTISI YAPILMASA NE OLUR?
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 409 uncu maddesi anonim şirketlerin, 617 ncı maddesi ise limited şirketlerin olağan genel kurul toplantılarının her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay İçinde yapmaları gerektiğini hüküm altına alınmıştır.
Kanunda olağan genel kurul toplantısının zamanında yapılmaması veya şirket ortaklarının toplantıya çağrılmaması hali için herhangi bir cezaî müeyyide öngörülmemiştir. Ancak, Kanunun 530 uncu ve 636 ncı maddelerine göre "uzun süreden beri şirketin kanunen gerekli olan organlarından biri mevcut değilse veya genel kurul toplanamıyorsa" pay sahipleri, şirket alacaklıları veya anonim şirketlerde Gümrük ve Ticaret Bakanlığı şirketin feshini talep edebilir.
Yine, anonim şirket yönetim kurulu üyeleri ile limited şirket müdürleri, genel kurulu toplantıya çağırmadıkları, dolayısıyla da genel kurulun toplantı yapmamasına sebebiyet verdikleri için, Kanunun 553 üncü ve 644 üncü maddeleri uyarınca, kanundan ve şirket sözleşmesinden doğan yükümlülüklerini kusurlarıyla ihlâl ettiklerinden dolayı ortaya çıkabilecek doğrudan ve dolaylı zararlardan ötürü sorumlu olabilecekler ve bu zararın tazmini için şirket, ortaklar ve şirket alacaklıları dava açabilecektir.
Fakat, olağan genel kurul toplantısının Kanunda belirtilen süre içerisinde yapılmamış olması, sonradan Kanun ve şirket sözleşmesinde yer alan usul ve esaslara uygun olarak yapılmış genel kurul toplantısında alınan kararların tescil ve ilan edilmesine engel teşkil etmeyeceği de değerlendirilmektedir.